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Alpen-Tagesplanung

Diese Methode hilft Ihnen, Ihre täglichen Aufgaben zu priorisieren und zu planen, so dass Sie Zeitfallen von vornherein ausschalten können.

Anwendungsgebiet und Nutzen

Jeden Tag wieder haben wir neue Aufgaben und Herausforderungen vor uns - und das längst nicht nur im beruflichen Kontext! Vielmehr ist eine geschickte Organisation von beruflichen UND privaten Terminen gefragt. Da erscheint es mehr als logisch, sich die anstehenden Aufgaben vor Augen zu führen und sie terminlich zu planen, sie also letztlich zu managen. Hierbei kann die ALPEN-Tagesplanung eine große Hilfe sein, denn als Zeitmanagement-Instrument bietet sie fünf Leitkategorien, in die Sie Ihre täglichen Aufgaben einordnen können, um sie dann priorisiert abzuarbeiten.

Inhalt und Anwendung

Jeder Tag sollte geplant werden, wenn wir uns nicht von Stress, Hektik und einem riesigen Berg unerledigter Aufgaben beherrschen lassen wollen. Nehmen Sie sich ruhig morgens oder am Vorabend ein paar Minuten, um sich eine Übersicht über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen und um Ihre Tageszeit aktiv und bewusst zu verplanen. Dazu gehen Sie nacheinander folgende fünf Kategorien durch:

Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben

Länge der Aktivitäten (Zeitbedarf) schätzen

Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse reservieren (ca. 50%)

Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen

Nachkontrolle und Unerledigtes übertragen

 

Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben

Erste Regel bei einem guten Zeit- und Selbstmanagement ist die Schriftlichkeit! So haben Sie alle Aufgaben auf einen Blick, Sie vergessen nichts und können nach getaner Arbeit die Aufgaben durchstreichen.

Länge der Aktivitäten (Zeitbedarf) schätzen

Beschäftigen Sie sich vorab mit den anstehende Aufgaben. Schätzen Sie ab, wie lange Sie für die einzelnen Aufgaben benötigen werden. Das öffnet Ihnen den Blick für eine realistische Planung, wie viele der vorgenommenen Aufgaben Sie schaffen können.

Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse reservieren (ca. 50%)

Wenn Sie den Zeitbedarf Ihrer Aufgaben einplanen, geben Sie nochmal 50% der geschätzten drauf, um sich Zeit zu geben für unvorhergesene Ereignisse. Dies können Telefonate, Emails, ein kurzer Besuch o.ä. sein. Es kann so vieles dazwischen kommen und das gefährdet die Erledigung unserer Aufgaben ungemein. Nicht umsonst heißen diese Ereignisse auch Zeitfresser. Planen Sie lieber von vornherein großzügig, dann entsteht Ihnen später kein unnötiger Stress. Und wenn diese Ereignisse ausbleiben, schaffen Sie Ihre täglichen Aufgaben sogar früher als geplant.

Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen

Zuerst haben Sie einen Haufen an Aufgaben, die alle an dem Tag erledigt werden wollen. Doch Sie werden schnell merken, dass sich diese Aufgaben in eine bestimmte Reihenfolge bringen lassen: Sie möchten wahrscheinlich die Aufgaben, die am wichtigsten sind, oder am schwersten zu erledigen, gleich zu Anfang hinter sich bringen, um dann die weniger wichtigen und weniger anstrengenden Aufgaben in aller Ruhe erledigen zu können. Schauen Sie beim erstellen dieser Reihenfolge auch darauf, ob Sie vielleicht einige Aufgaben ganz streichen oder an andere Personen übertragen (delegieren) können. So wird Ihr Aufgaben-Berg gut strukturiert und vielleicht noch etwas kleiner.

Nachkontrolle und Unerledigtes übertragen

Am Ende eines Tages sollten Sie sich Ihre Liste nochmal anschauen. So bekommen Sie eine Übersicht, was Sie heute alles geschafft haben. Die Aufgaben, die Sie nicht erledigen konnten, übertragen Sie einfach auf den nächsten Tag. So erhalten Sie schon einen Eindruck, was Sie morgen alles erwartet und können sich schon darauf einstellen. Daher empfiehlt es sich grundsätzlich, die Tagesplanung bereits am Abend zuvor anzugehen.